REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste. Laadittu 30.10.2015.

Rekisterinpitäjä

Helsinkimissio ry

Y-tunnus: 0116487-5

Osoite: Albertinkatu 33, 00180 Helsinki

Puhelin: 09-2528 2711

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: viestintäpäällikkö Kristiina Backberg

Rekisterin nimi

Helsinkimissio ry Clara-järjestelmän asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Clara –asiakkuudenhallinnan järjestelmään kirjattuihin henkilöihin liittyvien tietojen tallennus ja käsittely. Järjestelmään tallennettavia henkilöitä ovat esimerkiksi

  • Vapaaehtoistyötä tekevät henkilöt

  • Vapaaehtoistehtävien asiakkaat

  • Ammatillisen avun asiakkaat

  • Organisaation työntekijät

  • Sidosryhmien yhteyshenkilöt

  • Lahjoittajat

Tietoja tarvitaan asiakassuhteen suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin, suunnitteluun ja seurantaan. Nimi- ja yhteystietoja tarvitaan myös varainhankintaan ja suoramarkkinointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Asiakkaan henkilötiedot (nimi, osoite, puhelinnumerot, syntymäaika, äidinkieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, sukupuoli)

  • Tarvittaessa perhekokoonpano ja elämäntilanne (töissä, työtön, opiskelija)

  • Palvelun tarve

  • Hakemus-, haastattelu- ja koulutustiedot

  • Taustaselvityksissä esiin tulleet välttämättömät (terveyteen, hyvinvointiin, apuvälineiden käyttöön tai asumisolosuhteisiin) liittyvät tiedot

  • Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)

  • Tapahtumat ja niihin osallistuminen (esim. matkat tai seminaarit)

  • Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus

  • Markkinointikiellot

  • Kuukausilahjoittajien sähköisen pankkitilin numero

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat henkilö itse sekä rekisterinpitäjän vapaaehtoistyön koordinointiin osallistuvat työntekijät. Ammatillisen avun tietolähteinä voivat olla myös muut mahdolliset hoitotahot tai viranomaiset, mikäli asiakas on antanut tähän luvan.

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • Käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä

  • Henkilön tullessa rekisterinpitäjän jäseneksi, työntekijäksi, vapaaehtoistyöntekijäksi, tukijaksi tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen ja yhteystietojen rekisteröinti on tarpeellista

  • Henkilön ostaessa rekisterinpitäjän palveluja, esim. koulutusta tai kalentereita

  • Henkilön osallistuessa kampanjoihin

Jos henkilö käyttää Rekisterin ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja- asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietojen käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32§ suojaamisvelvoitetta ja 33§ vaitiolovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus

Henkilöllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä rekisteriselosteessa mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

fi